¿Cómo crear una memoria técnica y económica para tu ONG?

Actualizado: may 5





Hoy queremos hablar de la importancia de las memorias anuales en una Organización sin Ánimo de Lucro. Muy a menudo nos llegan clientes que a pesar de tener una gran actividad y un proyecto maravilloso, no tienen memorias.


Imaginemos a una persona que ha decidido donar para una causa , un ejemplo puede ser personas con discapacidad. Esta persona, realizará una selección y buscará en las páginas webs de organizaciones en las que sus proyectos y líneas de actuación vayan encaminados a ayudar a personas con esta problemática.


Toda la información que va a recibir es la que le proporcionan las distintas webs. Si no tenemos subidas nuestras memorias anuales, difícilmente va a empatizar con nuestro proyecto. Son muchos los factores que harán que la donación la realice a una organización u otra, pero la memoria es uno de los principales y no sólo que la halláis elaborado, la originalidad y la comunicación son la clave.


Además como organización sin ­ánimo de lucro que puede realizar su actividad social gracias a contribuciones económicas de pequeños donantes, empresas y subvenciones públicas, tenemos un deber ético y moral que nos obliga a rendir cuentas con nuestros donantes.


Poner a disposición de tu base social los indicadores más relevantes y compartir datos económicos es una señal de transparencia y confianza.


La memoria siempre tiene que estar disponible en formato PDF en tu página web, accesible para que todas las personas que quieran la puedan visualizar y descargar en su PC. Si tu presupuesto te lo permite, enviar la memoria impresa al domicilio de tus actuales donantes es una de las acciones de fidelización más importantes que existen.


Las memorias son requisito en casi todas las convocatorias de subvenciones tanto públicas como privadas. En cada convocatoria, suelen pedir las memorias de los dos años anteriores a la presentación de nuestro proyecto.


¿QUÉ ES UNA MEMORIA TÉCNICA Y ECONÓMICA ANUAL?


La memoria es un documento que describe minuciosamente la actividad y los proyectos realizados en un periodo de tiempo. En este caso hemos escogido la anual, ya que bajo nuestra experiencia, es la que mejor funciona. En ella incluiremos proyectos, lugares donde se han desarrollado, actividades realizadas y la memoria económica. Esta última es de gran importancia, ya que es una de las formas que tenemos de mostrar transparencia.


CONSEJOS A LA HORA DE ELABORAR UNA MEMORIA


Formato


El formato de la memoria debe ser coherente con la imagen de la organización. Si tenéis colores en vuestro logo o web debe seguir esa dinámica. Además debe ser sencilla de leer, las infografías nos pueden ayudar. Podemos resaltar datos importantes como el número de beneficiarios o eventos importantes. Deja a un lado los textos largos, haz que prime la imagen. Para ellos debes recopilar imágenes, vídeos y recortes de prensa de todos los eventos y proyectos que habéis llevado a cabo.


Estructura


Una portada atractiva y bien diseñada. Actualmente, en la sociedad de la información, hay una lucha por captar la atención de forma rápida. Aprovecha el

primer impacto visual (la portada) para captar la atención de una forma inmediata.

La información institucional (Nombre Entidad, ID) y de contacto (Calle,CP, Teléfono, Email) puede ponerse en un recuadro o dejarla, en la contraportada.


Carta del director. La memoria anual es una buena oportunidad para que el director/a de tu ONG se dirija formalmente a su red de colaboradores y donantes mediante Un mensaje institucional.

Por muy breve que sea, este texto debe representar una mirada consensuada de todo el equipo de trabajo respecto a cómo se ha desencadenado el año y debe incorporar unas líneas dedicadas a las expectativas y proyectos que se esperan materializar a corto y a medio plazo futuro.

El objetivo más importante que tiene una memoria es mostrar los indicadores más relevantes de todos los logros conseguidos en un año, entendiendo por logros por aquellas acciones que mejoran ostensiblemente la vida de los bene­ficiarios y cumplen con la misión social de la ONG.


Proyectos. Puedes mostrar el desarrollo de tus proyectos de las siguientes formas:


Infografía: Mediante una serie de grá­ficos, números, iconos e imágenes puedes resumir de forma visual todos los logros de tu ONG para que se puedan entender muy fácilmente.


El año en imágenes: Es una forma muy atractiva de visibilizar las acciones más importan tes que habéis hecho en tu ONG mediante imágenes que así lo acrediten. Cada imagen debe tener un píe de foto donde explique la información más relevante de aquella acción.


La redacción de los textos ha de ser sencilla, fácil de comprender, y no crear grandes bloques de texto en los que no se aprecien imágenes ya que en un bloque de texto no se destaca nada y desincentiva la lectura de las personas que tienen interés por conocer la actividad social de tu ONG mediante la memoria.

Para ofrecer una información de mayor calidad, puedes comparar los datos del año que estás presentando con años anteriores, para que el lector pueda hacerse una idea de la evolución que ha tenido tu entidad respecto a ciertos logros conseguidos.


La sección en la que muestras tus datos económicos es, sin duda, la más importante de la memoria anual. No solo en términos de transparencia fi­nanciera, que también, sino por visibilizar en qué y cómo estás destinando los recursos que tienes a la hora de conseguir los objetivos que te has propuesto como entidad social.


En la memoria económica de tu ONG debe aparecer lo siguiente:


1. La distribución porcentual de los fondos que destinas a la misión social y a concepto de estructura (Ofi­cina, Equipo, Comunicación, Administración y Captación de Fondos).


2. Cuenta de resultados: El balance entre ingresos y gastos.


3. La procedencia de los ingresos. El porcentaje que proviene de subvenciones públicas y fondos privados (especifi­cando los canales de captación que tu ONG ha utilizado).


Red de relaciones. Para ­analizar la memoria anual de tu ONG siempre es recomendable que destines un espacio para mostrar la red de relaciones y colaboradores que tiene tu entidad.

Mostrar el número de socios, socias, padrinos, madrinas y donantes en general que apoya la causa de tu organización. Las empresas con las que se tienen alianzas y los colectivos a los que se pertenece. Los colaboradores que aparecen en este apartado están avalando, en cierto sentido, el trabajo, la trayectoria y los futuros objetivos que tiene tu ONG.


Contraportada. Por último, puedes incluir en la Contraportada una frase inspiradora que resuma la misión, la visión y los valores de tu ONG. Si no has puesto la información institucional y de contacto al principio de la memoria, la puedes incluir ahora en esta sección final.


PUNTOS A DESTACAR


Una memoria es un documento que garantiza que tu ONG es quien dice ser y hace realmente lo que dice que hace en sus comunicaciones (Web, Redes Sociales, Emails). Representa una excelente forma de presentarte ante nuevos donantes y empresas que quieran colaborar con tu entidad social.


Haz siempre una versión larga para presentarla en administraciones, concursos, subvenciones y cumplir con el marco legislativo ; y una versión corta, para

presentarla ante futuros colaboradores y subirla en tu página web. Igualmente puedes subir una memoria larga a tu web, siguiendo nuestros consejos, si no te ves con tiempo ni recursos para realizar dos.



Si eres un ONG y aún no tienes tus memorias puedes hacerlas tu mismo o contactar con nosotros.










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